Tìm kiếm, liên hệ nhà cung cấp quốc tế để thu mua sản phẩm và đàm phán thương lượng với nhà cung cấp về chủng loại, chất lượng hàng hóa, giá cả, phương thức giao hàng theo tiêu chuẩn của công ty mẹ

1. Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

Tìm kiếm, xây dựng danh sách nhà cung cấp tiềm năng

Trình tổng giám đốc/phó giám đốc hồ sơ nhà cung cấp đáp ứng đủ tiêu chí hàng hóa cần mua

Tiếp nhận ý kiến xem xét, phê duyệt nhà cung cấp của trưởng phòng

Lưu trữ danh sách nhà cung cấp đã được phê duyệt, và cả nhà cung cấp chưa được duyệt (làm dữ liệu dự phòng)

Liên tục theo dõi thị trường, nắm bắt bổ sung thông tin những nhà cung cấp đáp ứng đủ tiêu chuẩn mua hàng của công ty

2. Khảo sát giá mua hàng trên thị trường quốc tế và việt nam

Định kỳ phối hợp bộ phận nghiên cứu thị trường của phòng Marketing để khảo sát giá hàng hóa/ nguyên vật liệu

Cập nhật tình hình biến động giá, lập báo cáo gửi trưởng phòng thu mua

Liên lạc nhà cung cấp công ty đang mua hàng để cập nhật tình hình giá thực tế.

So sánh giá nhà cung cấp bán cho công ty và giá trên thị trường theo khảo sát

Cân nhắc, tính toán và đưa ra đề xuất lựa chọn : tiếp tục mua của nhà cung cấp cũ, hay đàm phán với nhà cung cấp mới.

3. Triển khai mua hàng theo kế hoạch

Tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ các phòng ban trong công ty

Phân tích, xác định yêu cầu chính xác từ mặt hàng, số lượng, chủng loại, kích thước, màu sắc, thông số kỹ thuật…

Lập kế hoạch thu mua theo yêu cầu, Trình tổng giám đốc/phó giám đốc phê duyệt

Lên đơn hàng, liên hệ nhà cung cấp lấy mẫu hàng hóa

Đưa mẫu hàng hóa cho phòng ban cần mua hàng kiểm tra, đánh giá và phê duyệt

Liên hệ ký kết hợp đồng với nhà cung cấp sau khi mẫu hàng đã được phê duyệt.

Liên hệ phòng tài vụ làm đề nghị tạm ứng mua hàng

Kiểm soát quá trình hoàn thành hợp đồng mua hàng.

Kiểm tra chất lượng, số lượng, tiêu chuẩn hàng được giao so với yêu cầu.

Triển khai tiến trình tiếp nhận hàng theo quy định.

Định kỳ hàng tháng ghi nhận phản hồi chất lượng sử dụng hàng hóa từ phòng ban sử dụng

Quản lý hồ sơ theo dõi đặt hàng, mua hàng từ các nhà cung cấp

4. Triển khai mua hàng phát sinh

Trực tiếp mua phát sinh các mặt hàng cần thiết trong trường hợp không tìm được nhà cung cấp tốt, hoặc nhà cung cấp ký hợp đồng không kịp giao hàng.

Lập báo cáo Trình tổng giám đốc/phó giám đốc các trường hợp mua phát sinh

Đề xuất hướng giải quyết lâu dài sau khi đã hoàn tất tình huống mua phát sinh

Phối hợp cùng bộ phận pháp lý công ty nếu xảy ra kiện tụng bồi thường.